Eventbefragungen

Ein Paradigmenwechsel der sich lohnt

08. Mär. 2018

Unser jeder Alltag besteht aus Events. Es sind kleine, große, private, aber auch berufliche, einmalige und traditionelle Events, die uns schon von klein auf begleiten. Es fängt mit dem ersten Geburtstag, noch von Mama organisiert, an und geht über Abschlussbälle, bis hin zum selbstorganisierten Großevent mit über 1.000 womöglich sogar internationalen Besuchern.

Das perfekte Event

Jeder Veranstalter und auch jeder Besucher hat diese eine ideale Vorstellung von „dem“ Event. Geprägt durch unsere Erfahrungen und früh vermittelten Werte, haben wir jedoch unterschiedliche Ansichten, wie die „perfekte“ Veranstaltung sein soll. Menschen haben Unterschiedliches erlebt, wodurch Erfahrungen, die die Vorstellungen und Erwartungen prägen, sich von Mensch zu Mensch unterscheiden. Es ist daher wichtig, bereits bei der Planung des ersten Events die Sicht der Anderen einzunehmen. So stellte sich schon vor dem ersten selbstorganisierten Geburtstag die Frage „Was würde meinen Gästen gefallen?“. Bei Freunden, Bekannten oder der Familie ist es vielleicht noch ein Leichtes das zu erahnen ohne zu fragen. Wird ein Event jedoch für Kunden, Kollegen, bestehende oder potentielle Geschäftspartner geplant, so ist es durchaus schwieriger ihre Historie zu kennen, um dadurch Erwartungen ableiten zu können. Geht es demnach um Events im B2C- oder B2B-Bereich, in dem zum Beispiel die Teilnehmer noch größtenteils unbekannt sind, so gilt es diese erst einmal kennenzulernen, sie zu ihren Erwartungen und Vorstellungen zu befragen und mit ihnen über ihr Erlebtes zu sprechen. Sozusagen einen Paradigmenwechsel vorzunehmen.

Die 5 Warums der Eventbefragung:

Die Sicht der Kunden, Kollegen und Geschäftspartner einzunehmen hat enorme Vorteile. Im Folgenden zeigen wir Ihnen aus unserer Sicht die 5 WARUMs, eine Eventbefragung durchzuführen:

1.Machen Sie Ihre Gäste zu Promotoren!

Wer zufrieden ist, spricht mit Kollegen, Freunden/Bekannten und Geschäftspartnern darüber – so auch über Ihr Event!
Jeder kennt dieses eine Event, bei dem das Essen kalt war oder sogar ausgegangen ist, ob im privaten oder beruflichen Kontext. Darüber wird geredet – ganz klar. Dann gibt es aber auch die Veranstaltungen, die nicht nur mitreißend, unvergesslich sind sondern für den Besucher auch von großem Mehrwert, weil relevante Insights mitgenommen werden konnten. Diese Veranstaltungen empfehlen wir sogar besonders gerne an unsere Kollegen, Freunde/Bekannte und Geschäftspartner weiter. Aber was macht das Event mitreißend, unvergesslich und inhaltlich wertvoll? Was bewegt die Teilnehmer dazu, den Wunsch zu hegen, nochmal an diesem oder einem ähnlichen Event teilzunehmen? Und inwiefern ist es danach Gesprächsthema unter den Teilnehmern? Eine Antwort auf diese Frage können nur die Teilnehmer selbst geben. Wer fragt gewinnt – vor allem an Reichweite.

2.Machen Sie Ihr Event zum Botschafter!

Emotionen sprechen Bände, Storytelling ist die Basis für jede Kommunikation – lassen Sie Ihr Event sprechen!
Im Sport wird Sponsoring bereits seit Jahrzehnten groß geschrieben. Jeder kennt die Banner um das Fußballfeld, die gebrandeten Eintrittskarten oder die bedruckten Trikots. Unternehmen kennen die Chance, ihre Werte durch den Sport zu kommunizieren. Das gilt nicht nur für den Sport. So sind es auch die kleinsten Events in den unterschiedlichsten Branchen, die eindeutige Werte vermitteln und so zum Botschafter für Unternehmen werden. Die Möglichkeit des Event-Sponsorings stellt daher für jedes Unternehmen ein wichtiges Marketinginstrument dar, im B2C aber auch im B2B-Bereich. Um das richtige Sponsoring-Engagement zu wählen, ist darauf zu achten, ob die Inhalte des Events zum Themenfeld ihres Unternehmen passt. Für potentielle Sponsoren gilt es vorab, die Übereinstimmung der Inhalte, aber auch der Werte, zwischen Unternehmen und ihrem Event zu identifizieren. Welche Werte und Emotionen werden durch das Event kommuniziert? Und welche Inhalte werden geteilt? Eine Antwort auf diese Frage können wieder nur die Teilnehmer selbst geben. Wer fragt gewinnt – vor allem an Botschaft.

3.Zeigen Sie Ihre Wirkung!

Eingesetzte Maßnahmen verfolgen Ziele und werden nur dann wieder eingesetzt, wenn die Zahlen den Erfolg belegen – zeigen Sie, dass Ihr Event Wirkung hat!
Ziele erreichen, bedeutet Maßnahmen ergreifen. Sponsoren eines Events verfolgen vor allem die Ziele der Werte- und Informationsübermittlung sowie der Bekanntheitssteigerung innerhalb der Event-Zielgruppe. Wurden die Kommunikationsziele erreicht? Haben die geteilten Event-Inhalte und die vermittelten Werte einen Einfluss auf die Wahrnehmung und Bekanntheit des Unternehmens? Diese Frage lässt sich durch die Ermittlung der Sponsorenwahrnehmung und des Unternehmensimages mit einer Befragung der Teilnehmer beantworten. Wer fragt gewinnt – vor allem an Sponsorenloyalität.

4.Denken Sie heute schon an morgen!

Loyal ist derjenige, der sich abgeholt fühlt, auf dessen Bedürfnisse eingegangen wird und der Verbesserungen spürt – lassen Sie Ihr Event nicht stillstehen.
Nach dem Event ist vor dem Event. In der Planungsphase stellen sich immer die Fragen: Was wollen die Teilnehmer? Wie können wir deren Zufriedenheit steigern und insgesamt die Teilnehmerzahl erhöhen? Um das herauszufinden, gilt es das Event zu evaluieren. Die Erkenntnisse können Sie als Planungsinstrument mit in die Vorbereitungsphase nehmen, um Ihr nächstes Event optimal nach den Bedürfnissen und Wünschen der Teilnehmer zu gestalten und auszurichten. Wer fragt gewinnt – vor allem an Zufriedenheit und steigenden Besucherzahlen.

5.Fangen Sie richtig an!

Ein Event zu planen ist keine kleine Sache, auch finanziell – sichern Sie sich Ihren Eventerfolg bereits in der Planungsphase!
Hinterher ist man immer schlauer. Aber wie wäre es, wenn man auch schon im Vorhinein mit Wissen glänzen kann und es in die Umsetzung einfließen lässt? Fragen Sie Ihre Zielgruppe bereits vor dem Event, was das Event für sie unvergesslich und mitreißend machen würde und was sie sich vom Besuch verspricht, um die Planung direkt in die richtige Richtung zu steuern. Lernen Sie die Bedürfnisse, Erwartungen und Wünsche Ihrer Zielgruppe kennen und sichern Sie sich Ihren Erfolg. Wer fragt gewinnt – vor allem an Wissen über die Zielgruppe.